Quanto aos procedimentos de classificação e avaliação, a FURG adota dos códigos complementares: o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal e o das atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior.
O código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal, foi aprovado pela Portaria n° 47, de 14 de fevereiro de 2020, do Ministério da Justiça e Segurança Pública, para ser adotado nos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal - SIGA.
No âmbito do SIGA, vinculado à Subcomissão do Ministério de Educação (MEC), conhecido como SIGA-MEC, o Código de classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior foram aprovados pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional, através da portaria n° 092, de 23 de novembro de 2011. Através da Portaria n° 1.261/13, de 23 de novembro do MEC, torna-se de uso obrigatório pelas IFES.
Nestes códigos de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se distribuídos hierarquicamente de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Estes instrumentos adotam o modelo de código de classificação decimal, isto é, um código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais são representadas por um número inteiro composto de três algarismos, que iniciam em 000 até 900. As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. Estes códigos numéricos refletem a subordinação dos subgrupos ao grupo, do grupo à subclasse e desta, à classe. Esta subordinação é representada por margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados:
CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL
Esta classe contempla documentos referentes às atividades relacionadas à administração interna do órgão e entidade, viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados. Tem como subclasses:
010 – Organização e funcionamento: Contempla documentos referentes à definição e alteração das políticas institucionais, à criação e modificação das estruturas organizacionais e aos registros que garantam a existência do órgão e entidade como pessoa jurídica e a sua atuação no meio público, privado, com o terceiro setor e com o cidadão, bem como aqueles referentes ao planejamento e acompanhamento das ações institucionais, da gestão ambiental e da comunicação social.
020 – Gestão de Pessoas: Contempla documentos referentes aos direitos e obrigações dos servidores e empregados públicos, dos servidores temporários, dos residentes (aqueles inscritos nas residências médica, multiprofissional em saúde, pedagógica e jurídica, entre outras), dos estagiários, dos ocupantes de cargo comissionado e de função de confiança sem vínculo, lotados no órgão e entidade, bem como aqueles referentes aos direitos e obrigações do empregador.
030 – Gestão de Materiais: Contempla documentos referentes à aquisição, baixa e inventário de material permanente (mobiliário, equipamentos, utensílios, aparelhos, ferramentas, máquinas, instrumentos técnicos e obras de arte) e de consumo (material destinado às atividades de expediente, limpeza, manutenção, alimentação e abastecimento de veículos, medicamentos, uniformes, peças de reposição, matérias-primas e cobaias para uso científico), bem como aqueles referentes à contratação de prestação de serviços e à execução de serviços de instalação e manutenção.
040 – Gestão de Bens Patrimoniais e de Serviços: Contempla documentos referentes à aquisição, alienação e inventário de bens imóveis (terrenos, edifícios, residências e salas), de veículos motorizados (terrestres, fluviais, marítimos e aéreos) e não motorizados (propulsão humana e tração animal), e de bens semoventes (animais utilizados para patrulhamento, investigação e transporte), bem como aqueles referentes à contratação de prestação de serviços para fornecimento de serviços essenciais, manutenção e reparo das instalações, e execução de obras, e ao controle, proteção, guarda e segurança patrimonial.
050 – Gestão Orçamentária e Financeira: Contempla documentos referentes às atividades de programação e elaboração do orçamento, à gestão e execução orçamentária e financeira, às operações bancárias e ao controle externo das atividades financeira do órgão e entidade.
060 – Gestão da Documentação e da Informação: Contempla documentos referentes à produção, controle, classificação, avaliação, destinação e tratamento técnico da documentação arquivística, à aquisição, processamento técnico, controle, distribuição e acesso aos acervos bibliográfico e museológico, bem como aqueles referentes à conservação e preservação de acervos, à produção editorial e à gestão de sistemas e de infraestrutura tecnológica do órgão e entidade.
070 – Gestão dos Serviços Postais e de Telecomunicações: Contempla documentos referentes às atividades desenvolvidas pelo órgão e entidade para a gestão dos serviços postais e de telecomunicações (radiofrequência, telex, telefonia, fax e transmissão de dados, voz e imagem), bem como aqueles referentes à contratação de prestação de serviços de instalação, manutenção e reparo, e à autorização e controle de uso.
080 e 090 (Não são utilizadas na Instituição)
CLASSE 100 - ENSINO SUPERIOR
Nesta classe são classificados os documentos referentes a uma das finalidades da educação superior ministrada pelas Instituições Federais de Ensino Superior como a formação e titulação de diplomados nas diferentes áreas de conhecimento. Para o cumprimento dessa finalidade são desenvolvidas as atividades que envolvem a criação, organização e funcionamento de cursos e programas de graduação e pós-graduação, assim como o registro da vida acadêmica dos alunos. Tem como subclasses:
110 - Normatização. Regulamentação: Classificam-se aqui os documentos referentes às normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos e decisões de caráter geral que dispõem sobre a concepção, organização e funcionamento do ensino superior, emanados tanto dos órgãos do governo federal responsáveis pela educação superior quanto da própria Instituição Federal de Ensino Superior.
120 - Cursos de graduação (inclusive na modalidade a distância): Classificam-se aqui os documentos referentes à concepção, organização e funcionamento dos cursos de graduação, inclusive na modalidade a distância, bem como o registro da vida acadêmica dos alunos de graduação.
130 - Cursos de pós-graduação stricto sensu (inclusive na modalidade a distância): Classificam-se aqui os documentos referentes à concepção, organização e funcionamento dos cursos de pós-graduação stricto sensu, inclusive na modalidade a distância, compreendendo programas de mestrado e doutorado, bem como o registro da vida acadêmica dos alunos de pós-graduação stricto sensu.
140 - Cursos de pós-graduação lato sensu (inclusive na modalidade a distância): Classificam-se aqui os documentos referentes à concepção, organização e funcionamento dos cursos de pós-graduação lato sensu, inclusive na modalidade a distância, compreendendo cursos de especialização e aperfeiçoamento, bem como o registro da vida acadêmica dos alunos de pós-graduação lato sensu.
150 a 180 - (vagas)
190 - Outros assuntos referentes ao Ensino Superior: Esta subclasse será utilizada como recurso para inclusão de assuntos que não possuam classificação específica no Código. Entretanto, os documentos só poderão ser aqui classificados após a verificação da não-existência de outras subclasses nas quais possam ser inseridos, bem como após análise e aprovação do Arquivo Nacional.
CLASSE 200 - PESQUISA
Nesta classe são classificados os documentos referentes a uma das finalidades da educação superior desenvolvida pelas Instituições Federais de Ensino Superior, como o incentivo ao trabalho de pesquisa e investigação científica. Para o cumprimento dessa finalidade são desenvolvidas as atividades que envolvem o estabelecimento de planos, programas e projetos de pesquisa científica, bem como as atividades de transferência e de inovação tecnológica e de empreendedorismo. Tem como subclasses:
210 - Normatização. Regulamentação: Classificam-se aqui os documentos referentes às normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos e decisões de caráter geral que dispõem sobre a concepção, organização e desenvolvimento das ações de pesquisa, emanados tanto dos órgãos do governo federal responsáveis pela educação superior quanto da própria Instituição Federal de Ensino Superior.
220 - Programas de pesquisa: Classificam-se aqui os documentos referentes aos programas de pesquisa institucionais.
230 - Projetos de pesquisa: Classificam-se aqui os documentos referentes aos projetos de pesquisa institucionais.
240 - Iniciação científica: Classificam-se aqui os documentos referentes aos programas de bolsas de iniciação científica, com o apoio do Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) e de instituições de pesquisa estaduais, bem como parcerias com outros órgãos de fomento.
250 - Transferência e inovação tecnológica: Classificam-se aqui os documentos referentes à gestão do conhecimento científico produzido na instituição, como apoio à solicitação de pedidos de patentes, à disseminação da cultura de propriedade intelectual, às atividades de transferência e de inovação tecnológica, bem como as atividades de empreendedorismo.
260 a 280 - (vagas)
290 - Outros assuntos referentes à Pesquisa: Esta subclasse será utilizada como recurso para inclusão de assuntos que não possuam classificação específica no Código. Entretanto, os documentos só poderão ser aqui classificados após a verificação da não-existência de outras subclasses nas quais possam ser inseridos, bem como após análise e aprovação do Arquivo Nacional.
CLASSE 300 - EXTENSÃO
Nesta classe são classificados os documentos referentes a uma das finalidades da educação superior desenvolvida pelas Instituições Federais de Ensino Superior, como a difusão das conquistas e benefícios resultantes da criação cultural e da pesquisa científica e tecnológica geradas pelas Instituições Federais de Ensino Superior. Para o cumprimento dessa finalidade são promovidas as ações de extensão, incluindo-se aquelas abertas à participação da população. Tem como subclasses:
310 - Normatização. Regulamentação: Classificam-se aqui os documentos referentes às normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos e decisões de caráter geral, que dispõem sobre a concepção, organização e desenvolvimento das ações de extensão, emanados tanto dos órgãos do governo federal responsáveis pela educação superior quanto da própria Instituição Federal de Ensino Superior.
320 - Programas de extensão: Classificam-se aqui os documentos referentes aos programas de extensão, preferencialmente aqueles que articulam projetos e outras ações de extensão às atividades de pesquisa e ensino, que apresentem caráter orgânico-institucional e que são executados a médio e longo prazo.
330 - Projetos de extensão: Classificam-se aqui os documentos referentes aos projetos de extensão que se caracterizam por uma ação processual e contínua de caráter educativo, social, cultural, científico ou tecnológico, que são executados a curto e médio prazo, podendo o projeto estar, de forma preferencial, vinculado a um programa ou ser registrado como projeto isolado, não-vinculado a programa.
340 - Cursos de extensão: Classificam-se aqui os documentos referentes às ações pedagógicas, de caráter teórico ou prático, presencial ou à distância, planejada e organizada de modo sistemático, com carga horária mínima de 8 horas e critérios de avaliação definidos, podendo caracterizar-se como cursos de iniciação, atualização, treinamento e qualificação profissional.
350 - Eventos de extensão: Classificam-se aqui os documentos referentes às ações que implicam na apresentação ou exibição pública, livre ou com clientela específica, do conhecimento ou produto cultural, artístico, esportivo, científico e tecnológico desenvolvido, conservado ou reconhecido pela Instituição Federal de Ensino Superior, tais como: congresso, jornada, conferência, ciclo de debates, exposição, espetáculo, evento esportivo, festival, campanha, entre outros eventos similares.
360 - Prestação de serviço: Classificam-se aqui os documentos referentes à realização de trabalho oferecido pela Instituição Federal de Ensino Superior ou contratado por terceiros (comunidade, empresa, órgão público), tendo como característica a intangibilidade, a inseparabilidade do processo e do produto e não podendo resultar na posse de um bem. Quando a prestação de serviço oferecida for um curso ou projeto de extensão, deve ser registrada como tal (curso ou projeto). As prestações de serviço podem se apresentar na forma de: serviço eventual (consultoria, assessoria, curadoria), atendimento em saúde humana (consulta ambulatorial, consulta de emergência e urgência, internação, cirurgia, exame laboratorial, exame complementar), atendimento em saúde animal (consulta ambulatorial, internação, cirurgia, exame laboratorial e exame complementar), laudo técnico, atendimento jurídico e judicial, atendimento ao público em espaço de cultura, ciência e tecnologia, cineclube.
370 - Difusão e divulgação da produção acadêmica: Classificam-se aqui os documentos referentes às publicações e aos produtos acadêmicos decorrentes das ações de extensão, para difusão e divulgação cultural, científica ou tecnológica, tais como: livro, anais, capítulo de livro, artigo, resumos e trabalhos completos apresentados em congresso, manual, jornal, revista, relatório técnico, produto audiovisual (filme, vídeo, CD, DVD), programa de rádio, programa de TV, aplicativo para computador, jogo educativo, entre outras produções acadêmicas.
380 - Programa institucional de bolsas de extensão: Classificam-se aqui os documentos referentes à participação de estudantes de graduação no desenvolvimento de projetos de extensão universitária, propostos pelas unidades, órgãos ou setores da Instituição Federal de Ensino Superior, por meio da concessão de bolsas de extensão.
390 - Outros assuntos referentes à Extensão: Esta subclasse será utilizada como recurso para inclusão de assuntos que não possuam classificação específica no Código. Entretanto, os documentos só poderão ser aqui classificados após a verificação da não-existência de outras subclasses nas quais possam ser inseridos, bem como após análise e aprovação do Arquivo Nacional.
CLASSE 400 - EDUCAÇÃO BÁSICA E PROFISSIONAL
Nesta subclasse são classificados os documentos referentes à oferta, quando for o caso, de outros níveis escolares pelas Instituições Federais de Ensino Superior, a saber: a educação básica, formada pela educação infantil, ensino fundamental e ensino médio, e a educação profissional técnica de nível médio, incluindo a educação de jovens e adultos destinada àqueles que não tiveram acesso ou continuidade de estudos no ensino fundamental e médio na idade própria. Tem como subclasses:
410 - Normatização. Regulamentação: Classificam-se aqui os documentos referentes às normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos e decisões de caráter geral, que dispõem sobre a concepção, organização e funcionamento da educação básica e profissional, emanados tanto dos órgãos do governo federal responsáveis pela educação nacional quanto da própria Instituição Federal de Ensino Superior.
420 - Educação infantil: creches e pré-escolar: Classificam-se aqui os documentos referentes à concepção, organização e funcionamento da educação infantil, bem como o registro da vida escolar dos alunos da educação infantil.
430 - Ensino fundamental (inclusive Educação de Jovens e Adultos): Classificam-se aqui os documentos referentes à concepção, organização e funcionamento do ensino fundamental, inclusive a educação de jovens e adultos, bem como o registro da vida escolar dos alunos do ensino fundamental.
440 - Ensino médio (inclusive Educação de Jovens e Adultos): Classificam-se aqui os documentos referentes à concepção, organização e funcionamento do ensino médio, inclusive a Educação de Jovens e Adultos, bem como o registro da vida escolar dos alunos do ensino médio.
450 - Ensino técnico: Classificam-se aqui os documentos referentes à concepção, organização e funcionamento do ensino técnico, bem como o registro da vida escolar dos alunos do ensino técnico.
460 a 480 - (vagas)
490 - Outros assuntos referentes à Educação Básica e Profissional: Esta subclasse será utilizada como recurso para inclusão de assuntos que não possuam classificação específica no Código. Entretanto, os documentos só poderão ser aqui classificados após a verificação da não-existência de outras subclasses nas quais possam ser inseridos, bem como após análise e aprovação do Arquivo Nacional.
CLASSE 500 - ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL
Nesta subclasse são classificados os documentos referentes à implantação e ao desenvolvimento de programas, convênios e projetos de concessão de benefícios e auxílios, visando a permanência dos estudantes nas Instituições Federais de Ensino Superior. Tem como subclasses:
510 - Normatização. Regulamentação: Classificam-se aqui os documentos referentes às normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos e decisões de caráter geral, que dispõem sobre a concepção, organização e desenvolvimento das ações de assistência estudantil, emanados tanto do Programa Nacional de Assistência Estudantil (PNAES), quanto da própria Instituição Federal de Ensino Superior.
520 - Programas, convênios e projetos de concessão de benefícios e auxílios aos alunos: Classificam-se aqui os documentos referentes à concessão de benefícios, tais como: moradia estudantil, alimentação, transporte, assistência à saúde, apoio pedagógico, bem como aqueles responsáveis pela promoção da inclusão sócio-educacional e digital, do desenvolvimento da cultura e esporte, do atendimento aos portadores de necessidades especiais, o auxílio para participação e realização de eventos e a isenção de taxas acadêmicas.
530 a 580 - (vagas)
590 - Outros assuntos referentes à Assistência Estudantil: Esta subclasse será utilizada como recurso para inclusão de assuntos que não possuam classificação específica no Código. Entretanto, os documentos só poderão ser aqui classificados após a verificação da não-existência de outras subclasses nas quais possam ser inseridos, bem como após análise e aprovação do Arquivo Nacional.
CLASSES 600 a 800 - (vagas)
CLASSE 900 – ADMINISTRAÇÃO DE ATIVIDADES ACESSÓRIAS
Contempla documentos referentes ao desenvolvimento de atividades complementares, normalmente, vinculadas às atividades-meio, mas que não são essenciais para o funcionamento e cumprimento das competências finalísticas do órgão e entidade. Tem como subclasses:
910 – Gestão de Eventos: Contempla documentos referentes à gestão de eventos promovidos e realizados pelo órgão ou entidade, como solenidades, comemorações, homenagens, congressos, conferências, seminários, simpósios, jornadas, oficinas, encontros, convenções, ciclos de palestras, mesas redondas, feiras, salões, exposições, mostras, exibição de filmes e vídeos, lançamentos de livros, festas e concursos culturais.
920 – Promoção de Visitas: Contempla documentos referentes à promoção de visitas culturais, educativas e técnicas ao órgão e entidade.
930 a 980 – (Vagas)
990 – Outras ações referentes à Administração de Atividades Acessórias: Contempla documentos às comunicações ocasionais e genéricas efetuadas pelo órgão e entidade no relacionamento com outras instituições públicas e privadas e que não dizem respeito ao desenvolvimento de suas atividades específicas.
