Os arquivos são vitais para as organizações, pois, são eles que documentam toda a história da instituição, sendo indispensáveis nas atividades e rotinas no dia a dia. Neste sentido, gestão de documentos compreende todas as ações desprendidas ao tratamento dos arquivos, desde a sua criação até a sua destinação final. Conforme o Art. 3° da Lei n° 8.159/1991, considera-se gestão de documentos o "conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente".

   gestão documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos produzidos e recebidos pela Universidade Federal do Rio Grade - FURG no exercício das suas atividades, independentemente do suporte em que a informação se encontre registrada, tanto em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Assim, “gerir documentos, em seu sentido mais amplo, significa não só racionalizar e controlar a produção documental, garantir o uso e a destinação adequados dos mesmos, mas principalmente assegurar ao governo e ao cidadão o acesso pleno ás informações contidas nos documentos, tarefa por excelência dos arquivos” (ARQUIVO NACIONAL, 1995).

   Neste ponto entra em cena um outro conceito, o documento arquivístico, o qual é a informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, que constitua elemento de prova ou de informação, independentemente da natureza do suporte. Suas características são: unicidade (cada documento de arquivo assume um lugar único no conjunto documental ao qual pertence), naturalidade (os documentos de arquivo não são coletados artificialmente, mas acumulados de modo natural no curso das ações de maneira contínua, em função dos seus objetivos), organicidade (relação natural de interdependência em relação aos documentos do seu conjunto) e autenticidade (capacidade de se provar que um documento é o que diz ser, está ligada á criação, tramitação, uso e guarda).

   A gestão se desenvolve com o fim de estabelecer uma ordem, uma metodologia de trabalho, que se rege por uma lógica. Por meio dela, procura-se obter o máximo de resultados, com o aproveitamento dos recursos disponíveis. Ela amplia a capacidade da gestão administrativa, surge como uma ferramenta indispensável à otimização do uso das informações dos mais diversos suportes e se divide em três fases: produção, utilização e destinação.   

   A fase de produção de documentos visa: a) prevenir a criação de documentos não essenciais e assim reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados; b) intensificar o uso e o valor dos documentos que são necessários; c) garantir o uso de materiais apropriados na confecção de documentos; d) assegurar a utilização apropriada da microfilmagem e/ou digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.

   A fase de utilização dos documentos envolve o controle, uso e armazenamento de documentos necessários ao desenvolvimento das atividades de uma organização. Abrange medidas para assegurar: a) rapidez no ato de disponibilizar documentos e informações necessários ao desenrolar das funções da instituição; b) uso efetivo da informação e arquivos correntes; c) seleção do material, do equipamento e do local para o armazenamento dos documentos.

   A fase destinação dos documentos é uma fase crítica, pois envolve decisões sobre quais documentos devem ser preservados permanentemente como memória do passado. Além disso, define-se por quanto tempo os documentos, destinados à eliminação, devem ser retidos por razões administrativas ou legais. Programas de destinação de documentos devem reunir as seguintes atividades: a) identificação e descrição de documentos por séries ou classes; b) listagem destas séries e classes para retenção ou destinação; c) avaliação para determinar quais documentos são de guarda permanente; d) eliminação periódica dos documentos destituídos de valor permanente; e) recolhimento dos documentos permanentes para a instituição arquivística.

   Essas atividades geram uma economia tangível e poupa gastos mais rapidamente do que muitos outros elementos da Gestão de Documentos, especialmente se associados ao uso de depósitos de arquivo intermediário (RHOADS, 1989).

   Assim, os documentos de arquivo passam por três fases distintas de arquivamento para cumprirem seu ciclo de vida: fase corrente, intermediária e permanente, que são estabelecidas de acordo com a vigência administrativa, a frequência de consulta e os valores primários e secundários dos documentos.

   A fase corrente é constituída pelo conjunto de documentos indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas da administração. Está estreitamente ligada aos objetivos imediatos para os quais os documentos foram produzidos e por esse motivo deve permanecer o mais perto possível do órgão produtor, pois é utilizado com muita frequência pela administração, sendo as principais características desta fase: documentos vigentes, consultas frequentes e acesso restrito.

   A fase intermediária é constituída pelo conjunto de documentos que, por não serem mais necessários à manutenção das atividades cotidianas, mas que devido a questões administrativas, legais e financeiras aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). Apresenta pouca frequência de uso pela administração. Documentos nessa fase devem ser transferidos dos setores de trabalho para a custódia da Coordenação de Arquivo Geral. As principais características desta fase: período final de vigência; longos prazos de guarda; consultas pouco frequentes; documentos que aguardam a destinação final e acesso restrito. 

   A fase permanente é constituída pelo conjunto de documentos, que em função do seu valor de pesquisa, probatório e informativo são preservados definitivamente. Nesta fase não há restrição de acesso e os documentos, segundo o Art. 10 da Lei n° 8.159/1991 "os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis", es dizer, eles não podem ser doados e nunca perdem o valor ou a validade. As principais características desta fase: documentos sem vigência administrativa, documentos inalienáveis e imprescritíveis (públicos e privados) e acesso franqueado, fonte de pesquisa (salvo exceções).

   Estas fases de arquivamento estão contempladas nas ferramentas que atuam na gestão documental, como eixo do sistema de arquivos resultantes dos procedimentos de classificação, avaliação e descrição: o código de classificação, a tabela de temporalidade e inventário de documentos.

   O código de classificação é um esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação “que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos” e o inventário é um instrumento de pesquisa, que permite a identificação, localização ou consulta a documentos ou a informações nele contida. Descreve de forma sumária ou analiticamente “as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos”.

   A Coordenação de Arquivo Geral, subordinada a Pró-Reitoria de Planejamento e Administração será o órgão central do Sistema de Arquivos da FURG (SIAR/FURG) que está em fase de planejamento e implantação na instituiçã, com a missão de garantir todo o funcionamento desta estrutura.

   Assim, constitui atribuição dos arquivistas da instituição a gestão da documentação produzida ou recebida pela instituição, e o descumprimento da normatização aplicável gera responsabilização, destacando-se as seguintes sanções e penalidades previstas:

  • Lei n° 8.159/1991 – Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.
  • Lei n° 9.605/1998 – Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: I - bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; II – arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial: Pena – reclusão, de um a três anos, e multa.
  • Parágrafo único. Se o crime for culposo, a pena é de seis meses a um ano de detenção, sem prejuízo da multa.
  • Código Penal – Art. 153 – Divulgar alguém, sem justa causa, conteúdo de documento particular ou de correspondência confidencial, de que é destinatário ou detentor, e cuja divulgação possa produzir dano a outrem: Pena – detenção, de um a seis meses, ou multa. § 1º Somente se procede mediante representação.
  • (Parágrafo único renumerado pela Lei nº 9.983/2000) § 1º- A. Divulgar, sem justa causa, informações sigilosas ou reservadas, assim definidas em lei, contidas ou não nos sistemas de informações ou banco de dados da Administração Pública: • (Incluído pela Lei nº 9.983/2000) Pena – detenção, de 1 (um) a 4 (quatro) anos, e multa. (Incluído pela Lei nº 9.983/2000) § 2º Quando resultar prejuízo para a Administração Pública, a ação penal será incondicionada. (Incluído pela Lei nº 9.983/2000) Art. 154 – Revelar alguém, sem justa causa, segredo, de que tem ciência em razão de função, ministério, ofício ou profissão, e cuja revelação possa produzir dano a outrem: Pena - detenção, de três meses a um ano, ou multa.
  • Parágrafo único - Somente se procede mediante representação.
  • Lei n° 9.296/1996 – Art. 10. Constitui crime realizar interceptação de comunicações telefônicas, de informática ou telemática, ou quebrar segredo da Justiça, sem autorização judicial ou com objetivos não autorizados em lei. Pena: reclusão, de dois a quatro anos, e multa.