Os arquivos são vitais para as organizações, pois, são eles que documentam toda a história da instituição, sendo indispensáveis nas atividades e rotinas no dia a dia. Neste sentido, gestão de documentos compreende todas as ações desprendidas ao tratamento dos arquivos, desde a sua criação até a sua destinação final. Conforme o art. 3° da Lei 8.159/1991, considera-se gestão de documentos o "conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente". A gestão se desenvolve com o fim de estabelecer uma ordem, uma metodologia de trabalho, que se rege por uma lógica. Por meio dela, procura-se obter o máximo de resultados, com o aproveitamento dos recursos disponíveis. A gestão documental amplia a capacidade da gestão administrativa, surge como uma ferramenta indispensável à otimização do uso das informações dos mais diversos suportes.

   Três ferramentas atuam na gestão documental respectivamente como eixo do sistema de arquivos resultantes dos procedimentos de classificação, avaliação e descrição: o código de classificação, a tabela de temporalidade e inventário de documentos. O plano é considerado uma estrutura hierárquica e lógica que reflete as funções da organização, utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. O código de classificação é um esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação “que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos” e o inventário é um instrumento de pesquisa, que permite a identificação, localização ou consulta a documentos ou a informações nele contida. Descreve de forma sumária ou analiticamente “as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos”.