A descrição arquivística é, ante tudo, uma atividade intelectual que demanda competências de interpretação textual, conhecimento histórico acerca do produtor e de sua época. Neste processo, o arquivista cria representações de um determinado acervo, explicitando seu contexto e conteúdo visando identificar, gerenciar, estabelecer controle intelectual, localizar, explicar o acervo arquivístico e promover o acesso.
É proveniente do processo de classificação e de avaliação, devendo ser aliada a um conjunto de metadados que representem as informações que identificam o acervo arquivístico e explicam o seu contexto. Os instrumentos que apoiam a descrição são os inventários, guias e catálogos, os quais explicam os documentos de arquivo quanto a sua localização, identificação e gestão, além de situar o pesquisador quanto ao contexto e os sistemas de arquivo que os gerou.
No intuito de padronizar a descrição arquivística o Conselho Internacional de Arquivos (CIA) criou uma norma mundial de descrição arquivística, General International Standard Archival Description, a ISAD(G). Esta norma propõe padronizar a descrição arquivística a partir de uma estruturação multinível, isto é, do geral ao particular, inserindo cada item da descrição na estrutura geral do fundo de arquivo, em uma relação hierárquica. No Brasil, existe a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) que é aplicada aos acervos permanentes custodiados pela Coordenação de Arquivo Geral.
Com vistas a promover o acesso às Atas do Conselho Universitário - CONSUN, via internet, foi digitalizado o período de 1970 a 1995, o que possibilitou realizar a migração das atas em suporte papel (analógico) para o formato digital. Ao todo, foram 242 atas de reunião do CONSUN seguindo as “Recomendações para a digitalização de documentos arquivísticos permanentes” do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ, 2010) gerando mais de 3.500 documentos, também chamado de representantes digitais. Ao termino do tratamento arquivístico o acervo foi recolhido à Coordenação de Arquivo Geral que realiza a custódia, a preservação e o acesso.
De posse das atas em meio digital (representantes digitais) foi preciso definir também uma estratégia para disponibilizá-las para acesso. Para isso identificou-se que a plataforma AtoM era o software arquivístico ideal para realizar a descrição e difusão dos documentos da FURG e garantir o acesso, via internet, à memória da Instituição, apresentando à sociedade o potencial de pesquisa existente. Este trabalho é fruto da dissertação de mestrado da arquivista Elisangela Gorete Fantinel, lotada no Instituto de Ciências Humanas e da Informação (ICHI) que trabalhou em parceria com a equipe técnica do Arquivo Geral.
Atualmente existem vários acervos que estão sendo revistos, devido à novas incorporações ao acervo que precisa de atualização da descrição arquivística dos mesmos, como é o caso da Faculdade de Direito Clovis Bevilaqua, a primeira descrição realizada em 2012 pela arquivista Andrea Gonçalves dos Santos, também fruto da dissertação de mestrado.
