A Coordenação de Arquivo Geral tem a finalidade de implementar, executar, supervisionar e dar apoio às diversas unidades na execução da política arquivística através do Sistema de Arquivos (SIARQ/FURG), responsabilizando-se pela normatização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos da FURG. Entende-se por Sistema de Arquivos o conjunto de objetivos, princípios, diretrizes e programas propostos pela Coordenação de Arquivo Geral buscando a integração dos diversos arquivos da instituição de forma a garantir a gestão unificada de seus documentos arquivísticos. Considera-se documento arquivístico todo o documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade.
Alem das delegações de competência específica estabelecidas pelo Pró-Reitor, compete:
- implementar, executar, supervisionar e dar apoio às diversas unidades na execução da política arquivística de gestão documental na FURG através do Sistema de Arquivos (SIARQ/FURG) em consonância com a legislação federal;
- possibilitar o desenvolvimento e a aplicação do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD, tendo por base o e-Arq Brasil (modelo de requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos), aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos – Conarq;
- elaborar normas e manuais de serviço visando a orientação dos servidores em suas unidades com relação a gestão arquivística adequada;
- implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas no âmbito da gestão arquivística de documentos, visando à padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao acesso às informações neles contidas;
- custodiar os documentos em fase intermediária e permanente transferidos e/ou recolhidos para a Coordenação do Arquivo Geral supervisionando o acesso;
- proceder à eliminação de documentos, cumprindo e fazendo cumprir as recomendação da CPAD/FURG de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades fins e meio;
- estimular, promover, gerenciar e orientar as ações de conservação preventiva e interventiva dos documentos integrantes do patrimônio arquivístico da FURG, em qualquer uma das fases do seu ciclo de vida;
- elaborar os instrumentos descritivos do acervo permanente da Coordenação de Arquivo Geral visando sua divulgação e atendimento aos consulentes;
- coordenar e supervisionar as atividades de recebimento, seleção, registro, controle e expedição de documentos enviados para as Unidades Acadêmicas e Administrativas;
- promover a digitalização dos documentos arquivísticos de fase intermediária e/ou permanente, tendo em vista a preservação da memória institucional, da cultura e a promoção da pesquisa;
- Participar nos processos de capacitação dos servidores da IFES na área de gestão documental.
