Nesta seção o usuário/colaborador/pesquisador encontrará as respostas às dúvidas mais frequentes:
- Como faço para candidatar-me a bolsista/estagiário/voluntário ou realizar o estágio obrigatório no Arquivo Geral?
R: Para ser bolsista/estagiário o acadêmico de graduação deverá esperar o edital de seleção correspondente, que será veiculado na página da FURG. Para realizar atividades voluntárias e obter certificado de participação e comprovante de horas deve encaminhar um e-mail para arquivo.geral@furg.br . No caso de querer realizar o estágio obrigatório no Arquivo Geral, o acadêmico deverá confirmar se a atividade encontra-se em acordo com o Projeto Político Pedagógico do seu curso, conversar com seu professor orientador e enviar um e-mail para arquivo.geral@furg.br para definir o plano de atividades, carga horária e supervisor técnico.
- Como faço para classificar um documento que acabei de produzir?
R: Primeiramente, identificar se o documento se trata de atividade–meio (como Organização e Funcionamento, Gestão de Pessoas, Gestão de Materiais, entre outras) ou atividade-fim (ensino, pesquisa e extensão), essa informações pode ser obtida através dos códigos de classificação que a FURG adota, conforme a legislação vigente, no menu “Classificação e avaliação”. Posteriormente, é preciso identificar a classe, subclasse e o código numérico correspondente a classificação. OBS: a equipe técnica da Coordenação de Arquivo Geral está disponível para sanar dúvidas e realizar acompanhamentos sempre que julgar necessário. Assim, é importante participar do Programa Permanente em gestão documental que oferta a Pró-Reitoria de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas - PROGEP.
- Como faço para eliminar documentos que se encontram no meu setor?
R: A eliminação de documentos arquivísticos da FURG, compete somente a Coordenação de Arquivo Geral após a avaliação e aprovação da listagem de eliminação de documentos pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD/FURG e aprovação do Arquivo Nacional, transcorrido ainda no mínimo 30 dias de edital de ciência de eliminação de documentos, em periódico oficial. Qualquer eliminação de documentos arquivísticos que não se enquadrar nesse procedimento será ilegal e os responsáveis serão penalizados conforme a legislação vigente, como consta no menú "Gestão documental". Portanto, se seu setor identificar documentos que já possuem prazo de guarda prescrito, de acordo com as tabelas de temporalidade adotadas pela FURG como consta no menu “Classificação e avaliação”, favor entrar em contato por telefone ou e-mail com a equipe da Coordenação de Arquivo Geral.
- Como faço para organizar os documentos no interior das caixas?
- Como faço para solicitar uma visita da equipe técnica para avaliar o estado de conservação do meu acervo e/ou solicitar a restauração de documentos, livros, objetos tridimensionais e obras de arte?
R: Ver no menu "Transferência/Recolhimento".
- Como faço para solicitar uma visita da equipe técnica para me ajudar na organização do arquivo no meu setor?
R: Ver no menu "Transferência/Recolhimento".
- Como faço para pesquisar em algum documento no arquivo?
R: Para realizar a pesquisa, observará ser observada as normas para acesso e uso dos documentos adotados pela unidade conforme consta no menu "Acesso". Caso seja acadêmico e precise algum documento, pode enviar um e-mail para arquivo.pesquisa@furg.br e informar qual documento precisa e qual é a necessidade de empréstimo ou reprodução (digitalizado ou cópia).
- Como faço para preencher o espelho das caixas?
- Como faço para saber se um documento pode ser eliminado?
- Como faço para transferir documentos ao arquivo?
R: Ver no menu "Transferência/Recolhimento".
- Devo colocar data em cada documento que o setor produz?
R: Sim. Todo documento arquivístico deve possuir a data de sua produção, tanto para fins legais, quanto arquivísticos. Lembre que esta informação é muito importante para recuperar o documento.
- Posso utilizar papel reciclado para imprimir documentos?
R: Conforme a legislação vigente o papel reciclado não deve ser destinado à produção de documentos de guarda permanente.Mais informações podem ser obtidas através da Resolução nº 42, de 9 de dezembro de 2014 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.
- Preciso classificar os documentos que a minha unidade produz conforme os Códigos de Classificação que o Arquivo Geral me envia?
